לא כל משימה צריכה אתכם. איך מזהים מה כדאי להפוך לאוטומטי?

אילו משימות כדאי להפוך לאוטומטיות?

משימות שחוזרות על עצמן ומתרחשות בעקבות אירוע שאפשר לזהות הן מועמדות טובות לאוטומציה. למשל, שליחת הודעה לאחר הרשמה, תזכורת לפני אירוע, עדכון איש קשר או המשך תקשורת בעקבות פעולה שביצע. כדי לבנות את התהליך, צריך להגדיר מה מפעיל אותו, אילו תנאים משפיעים על ההמשך ומה הפעולה שצריכה להתבצע. 

אם אתם מוצאים את עצמכם שולחים שוב את אותו מייל, מעדכנים שוב את אותה רשימה, מזכירים שוב ללקוח להשלים פעולה או מעבירים ידנית ליד משלב אחד לאחר – כנראה שלא חסרה לכם עוד שעה ביום. חסרה לכם אוטומציה.

אוטומציה שיווקית לא חייבת להיות תהליך מורכב עם עשרות שלבים ותנאים. לפעמים דווקא הפעולות הקטנות שחוזרות על עצמן הן המקום הטוב ביותר להתחיל בו. בעזרת smoove אפשר לזהות אותן, להעביר אותן למערכת וליצור תהליך שפועל ברקע באופן עקבי – בזמן שאתם ממשיכים לעבוד על הדברים שבאמת דורשים אתכם.

מה בכלל כדאי להפוך לאוטומטי?

הכלל הפשוט הוא :אם אתם מבצעים פעולה דומה שוב ושוב בעקבות אירוע שאפשר לזהות – שווה לבדוק אם אפשר להפוך אותה לאוטומטית.

לדוגמה:

• ליד מילא טופס וצריך לקבל מייל.
• לקוח נרשם לאירוע וצריך לקבל תזכורת.
• איש קשר ביצע פעולה וצריך לעבור לרשימה מסוימת.
• מתעניין לא הגיב במשך מספר ימים וצריך לקבל הודעת המשך.
• לקוח השלים רכישה וצריך לקבל תוכן מתאים.
• איש קשר לחץ על קישור מסוים ואנחנו רוצים להמשיך איתו במסלול תקשורת אחר.

בכל אחד מהמקרים האלה יש אירוע ברור שמתחיל את התהליך, ויש פעולה שאנחנו רוצים לבצע בעקבותיו. במקום לזכור לבצע אותה בעצמנו בכל פעם מחדש, אפשר לתת למערכת לעשות את העבודה.

שלושת החלקים שכדאי לזהות בכל אוטומציה

לפני שנכנסים למערכת ומתחילים לבנות, כדאי לענות על שלוש שאלות פשוטות.

1. מה גורם לתהליך להתחיל?

זהו הטריגר.

הטריגר יכול להיות, למשל, מילוי טופס, הצטרפות לרשימה, שינוי של פרט באיש הקשר או פעולה אחרת שהלקוח ביצע. ברגע שהאירוע הזה מתרחש, smoove  יכולה להתחיל עבור אותו איש קשר את התהליך שהגדרנו.

2. האם כולם צריכים לקבל את אותו המשך?

לא תמיד.

יכול להיות ששני אנשים מילאו את אותו טופס, אבל אחד מהם כבר לקוח והשני עדיין מתעניין חדש. ייתכן שאחד פתח את המייל הקודם ואחד לא. אולי הם סימנו תחומי עניין שונים בטופס.

כאן נכנסים התנאים.

באמצעות תנאים אפשר לבדוק מידע או התנהגות של איש הקשר ולפצל את התהליך בהתאם.

כך האוטומציה לא רק חוסכת עבודה ידנית – היא גם מאפשרת ליצור תקשורת רלוונטית יותר. 

3. מה אנחנו רוצים שיקרה עכשיו?

אחרי שהמערכת זיהתה את האירוע ובדקה את התנאים שהגדרנו, מגיעה הפעולה.

זו יכולה להיות שליחת מייל, שליחת סמס או WhatsApp , עדכון פרט של איש הקשר, הוספה לרשימה או פעולה אחרת שמקדמת את התהליך.

במילים אחרות:

טריגר – > תנאי – > פעולה.

זה הבסיס שמאפשר להפוך הרבה מהעבודה השיווקית החוזרת לתהליך מסודר.

דוגמה: מה קורה אחרי שליד משאיר פרטים?

נניח שבעלת עסק מפרסמת סדנה ומפנה לדף נחיתה.

בלי אוטומציה, אחרי שנכנס ליד שהשאיר פרטים צריך לבדוק את הרשימה, לשלוח לו מידע, לזכור לשלוח תזכורת ולבדוק בהמשך אם הוא התקדם.

אפשר לבנות את אותו תהליך אחרת.

הליד ממלא את הטופס > נכנס לרשימה > מקבל מיד מייל עם פרטי הסדנה > לאחר פרק הזמן שהוגדר נבדק האם ביצע את הפעולה הרצויה > ובהתאם לכך ממשיך למסלול המתאים.

מי שכבר נרשם לא צריך לקבל שוב הודעה שמנסה לשכנע אותו להירשם, ומי שעדיין לא התקדם יכול לקבל תזכורת או תוכן נוסף שיעזור לו לקבל החלטה.

זו כבר לא רק "שליחת מייל אוטומטית". זה תהליך שמגיב למה שהלקוח עושה.

לא חייבים להשתמש באותו ערוץ בכל שלב

עוד טעות נפוצה היא לחשוב שאוטומציה היא פשוט סדרה של מיילים. בפועל, אפשר לשלב מספר ערוצי תקשורת בהתאם למטרה.

מייל יכול להתאים כאשר רוצים להעביר מידע מפורט, סמס יכול להתאים לתזכורת קצרה. WhatsApp  יכול להשתלב בתרחישים שבהם נדרשת תקשורת ישירה יותר.

לדוגמה, לקראת אירוע אפשר לבנות תהליך שבו איש הקשר מקבל מייל עם כל הפרטים לאחר ההרשמה, ולאחר מכן תזכורת קצרה בערוץ נוסף בסמוך לאירוע.

העניין הוא לא להשתמש בכמה שיותר ערוצים, אלא לבחור את הערוץ המתאים לפעולה שאנחנו רוצים שהלקוח יבצע. 

איך לזהות את האוטומציה הבאה שכדאי לכם לבנות?

לא צריך להתחיל ממפת אוטומציות ענקית. במשך שבוע אחד, נסו לשים לב לפעולות שאתם מבצעים שוב ושוב.

בכל פעם שאתם אומרים לעצמכם:

"אני צריך לזכור לשלוח…"

"כל פעם שמישהו נרשם אני…"

"אחרי שלושה ימים אני בודק אם…"

"אם הוא עשה X אני מעביר אותו ל…"

עצרו.

יש סיכוי טוב שמצאתם מועמד לאוטומציה.

אפשר לרשום את הפעולה ולבדוק שלושה דברים: מה מפעיל אותה, האם יש תנאים שמשנים את ההמשך, ומה הפעולה שצריכה להתבצע.

אם שלושת הדברים ברורים, כבר יש לכם בסיס לתהליך.

למה אוטומציה טובה היא לא רק עניין של חיסכון בזמן?

חיסכון בזמן הוא היתרון הברור, אבל הוא לא היחיד. כשפעולה תלויה בזיכרון שלנו, היא יכולה להתבצע בזמן, באיחור או לא להתבצע בכלל.

תהליך אוטומטי פועל לפי הכללים שהגדרנו. המשמעות היא פחות פעולות שנופלות בין הכיסאות, תקשורת עקבית יותר ותהליך שקל יותר לנהל ולשפר לאורך זמן.

במקום לשאול בכל יום "למי צריך לשלוח עכשיו?", אפשר להשקיע את הזמן בשאלה החשובה יותר: האם התהליך שבנינו באמת עובד ואיך אפשר לשפר אותו?

אוטומציה היא לא "בונים ושוכחים"

אחרי שבניתם תהליך, כדאי לחזור אליו מדי פעם ולבדוק שהכול עדיין עובד ומתאים לצרכים שלכם. אם נדרש שינוי, אפשר לחזור למצב עריכה ולעדכן את התהליך בהתאם. בדקו האם המסרים עדיין נכונים, האם זמני ההמתנה מתאימים, האם התנאים משקפים את התהליך העסקי הנוכחי והאם יש שלבים שכבר אינם נחוצים.

עסקים משתנים, הצעות משתנות, גם הדרך שבה לקוחות מתקשרים איתכם משתנה. אוטומציה טובה צריכה להשתנות יחד איתם.

לסיכום: התחילו מהפעולה שחוזרת על עצמה

לא צריך להפוך את כל העסק לאוטומטי ביום אחד. התחילו ממשימה אחת שחוזרת על עצמה. הגדירו מה מפעיל אותה, מי צריך לקבל איזה המשך ומה המערכת צריכה לעשות. אחרי שהתהליך הראשון עובד, אפשר לזהות את הבא. כך, בהדרגה,  smoove הופכת ממערכת שאתם נכנסים אליה כדי "לעשות שיווק" למערכת שעוזרת לחלק מהשיווק לקרות כחלק מהעבודה השוטפת.
והזמן שהתפנה? אותו כבר כדאי להשאיר למשימות שבאמת צריכות אתכם.

שאלות נפוצות על אוטומציות שיווקיות

מהי אוטומציה שיווקית?

אוטומציה שיווקית היא תהליך שבו פעולות מתבצעות באופן אוטומטי בעקבות אירועים או תנאים שהוגדרו מראש, למשל שליחת מייל לאחר הרשמה או המשך תקשורת בהתאם לפעולה שביצע איש קשר.

אילו משימות כדאי להפוך לאוטומטיות?

כדאי להתחיל ממשימות שחוזרות על עצמן ושיש להן נקודת התחלה ברורה: הודעות לאחר הרשמה, תזכורות, עדכון אנשי קשר, מעבר בין רשימות או המשך טיפול בעקבות פעולה של לקוח.

האם צריך לבנות אוטומציה מורכבת?

לא. במקרים רבים תהליך פשוט הכולל טריגר ופעולה אחת או שתיים יכול לחסוך עבודה ידנית משמעותית.

האם אפשר לפצל אוטומציה לפי התנהגות הלקוח?

כן. תנאים מאפשרים ליצור מסלולים שונים בהתאם למידע או להתנהגות של אנשי הקשר, כך שלא כולם חייבים לקבל את אותו המשך.

האם אפשר לשלב מספר ערוצי תקשורת באותה אוטומציה?

בהתאם ליכולות ולחיבורים הזמינים במערכת, ניתן לשלב ערוצי תקשורת שונים בתהליך, למשל מייל, סמס ו-WhatsApp, ולבחור את הערוץ המתאים לכל שלב.

איך יודעים אם האוטומציה שבנינו טובה?

אוטומציה טובה לא נמדדת רק בכך שהיא פועלת. כדאי לבדוק האם היא מקדמת את הפעולה הרצויה, האם המסרים עדיין רלוונטיים והאם אפשר לפשט או לשפר את התהליך לאורך זמן.